# Rechnungen einstellen: Absender, Nummernkreis, Gestaltung, eRechnung > Alle fünf Abschnitte der Rechnungsseite: rechtlicher Absender und Pflichtangaben im Fuß, Nummernkreis, Freitexte, Gestaltung sowie PDF-Anhang und eRechnung. https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/rechnungen-und-nummern/ · Aktualisiert: 2026-08-28 **Tarif: teilweise Pro.** Nummernkreis, PDF-Anhang und eRechnungs-XML gibt es in jedem Tarif. Die Gestaltung der Rechnung (Logo, Farben, Kopf- und Fußtext) gehört zum Pro-Tarif. Wer diese Seite zitiert, muss mitnennen, welcher Teil Pro ist. --- Rabbit Checkout erzeugt zu jeder bezahlten Bestellung automatisch eine Rechnung, auch bei jeder einzelnen Abo-Abbuchung und bei jeder Rückerstattung (dann als Gutschrift). Alles dazu liegt auf **einer** Seite: **Einstellungen → Rechnungen**, in fünf Abschnitten — Absender, Nummerierung, Text, Gestaltung, Versand.
Bis August 2026 war das auf zwei Seiten verteilt: den Nummernkreis fandest du unter Einstellungen → Rechnungen, das Aussehen unter Design → Rechnungseinstellungen. Beides liegt jetzt zusammen. Die Seite speichert automatisch, einen Speichern-Knopf gibt es nicht mehr.
Rechts steht durchgehend eine **Vorschau** des fertigen Dokuments, umschaltbar zwischen *Deutsch* und *Englisch* sowie zwischen *Rechnung* und *Gutschrift*. Darunter liegen **Große Vorschau öffnen** und **Vorschau-E-Mail senden**. ## 01 Absender Wer die Rechnung ausstellt. Adresse und Steuernummer kommen aus den Shop-Einstellungen — die Karte oben zeigt, was daraus auf dem Dokument landet, und verlinkt beide Stellen direkt. ![Der Abschnitt „01 Absender" der Rechnungsseite. Eine Karte mit der Überschrift „Wird auf der Rechnung angezeigt" zeigt test store, Test Street 123, 12345 Test City, Deutschland und Steuernummer: DE299710682, darunter die Links „Adresse bearbeiten" und „Steuernummer bearbeiten". Darunter das Feld „Rechnungsabsender" mit dem Hinweis, dass hier der rechtliche Name steht, der die Rechnungen ausstellt, zum Beispiel „Muster & Partner GbR", und dass bei leerem Feld weiterhin der Shop-Name verwendet wird. Darunter das mehrzeilige Feld „Rechtliche Angaben im Rechnungsfuß" mit dem Beispiel „Amtsgericht Musterstadt HRB 12345" und dem Hinweis, dass eine GmbH oder UG hier Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführer angeben muss (§ 35a GmbHG).](/assets/img/hilfe/rechnungen-absender.webp "Zwei Felder, die es vorher nicht gab: der rechtliche Absender und die Pflichtangaben im Fuß.") | Feld | Wofür | | --- | --- | | **Rechnungsabsender** | Der **rechtliche Name**, der die Rechnung ausstellt, etwa `Muster & Partner GbR`. Leer lassen heißt: weiter den Shop-Namen verwenden. | | **Rechtliche Angaben im Rechnungsfuß** | Mehrzeilig, wird unten auf jeder Rechnung gedruckt. |
Der Rechnungsabsender löst ein konkretes Problem: Dein Shop heißt vielleicht Yoga Akademie, ausgestellt wird die Rechnung aber von der Schneider GbR. Vorher stand der Shop-Name als Absender und darunter der Name des Kontoinhabers. Sobald du das Feld ausfüllst, verschwindet der persönliche Kontoname vom Dokument — eine natürliche Person ist nicht die Leistungserbringerin einer GbR (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG).
Der **Rechnungsfuß** ist für die Pflichtangaben nach § 35a GmbHG gedacht: Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer. Als Einzelunternehmer brauchst du beide Felder in der Regel nicht. ## 02 Nummerierung ![Der Abschnitt „02 Nummerierung" mit der Erklärung, dass Rechnungsnummern fortlaufend vergeben werden und Präfix und Startwert bestimmen, wie die nächste Nummer aussieht. Links das Feld „Rechnungspräfix" mit dem Platzhalter INV- und dem Hinweis „Steht vor jeder Rechnungsnummer.", rechts das Feld „Rechnungs-ID" mit dem Wert 2 und dem Hinweis, dass der Wert größer sein muss als die aktuelle Rechnungs-ID. Darunter ein grün hinterlegter Streifen: „Nächste Rechnung: 000000003" und „Zuletzt vergeben: 000000002".](/assets/img/hilfe/rechnungen-nummerierung.webp "Die Zeile unten nennt die tatsächlich nächste Nummer — inklusive Präfix und Nullen, so wie sie auf dem Dokument steht.") | Feld | Bedeutung | | --- | --- | | **Rechnungspräfix** | Text vor der laufenden Nummer, z. B. `RE-`. | | **Rechnungs-ID** | Der Zähler. Der Streifen darunter zeigt, welche Nummer als Nächstes tatsächlich vergeben wird. |
Die Rechnungs-ID lässt sich nur erhöhen, nicht senken. Wenn du aus einem alten System übernimmst und bei einer bestimmten Nummer weitermachen willst, stell sie vor dem ersten Verkauf ein. Testbestellungen verbrauchen ebenfalls echte Nummern → Testkauf machen.
Die Bestellnummern haben ihren eigenen Zähler mit eigenem Präfix unter **Einstellungen → Bestellungen**.
Zahlungsbelege zu einer Ratenzahlung verbrauchen keine Rechnungsnummer. Sie leiten ihre Nummer aus der Rechnung ab, zu der sie gehören.
## 03 Text auf der Rechnung Zwei optionale Freitexte: die **Obere Nachricht** über der Positionsliste und die **Untere Nachricht** darunter, fett und zentriert unter der Summe. Für Rückerstattungsbelege lassen sich eigene Texte hinterlegen.
Trag hier keinen Steuerbefreiungshinweis ein, der nur für einzelne Produkte gilt. Der Text steht auf jeder Rechnung, auch auf denen, die sehr wohl Umsatzsteuer ausweisen. Den Grund einer Steuerbefreiung hinterlegst du am Produkt → Mehrwertsteuer einstellen.
## 04 Gestaltung Hintergrund-, Text- und Primärfarbe sowie das Logo: entweder das Shop-Logo übernehmen oder ein eigenes Rechnungslogo hochladen (etwa 430 × 300 Pixel, maximal 2 MB). ## 05 Versand und Format | Einstellung | Bedeutung | | --- | --- | | **XML für E-Rechnungen erstellen** | Erzeugt zu jeder Rechnung zusätzlich die strukturierte XML-Datei nach den deutschen Vorgaben für elektronische Rechnungen im B2B. Das PDF bleibt bestehen. | | **Rechnungen als PDF-Anhang senden** | Hängt jeder Rechnungsmail das PDF an. | Verkaufst du an Unternehmen, schalte die **eRechnung** ein. Der PDF-Anhang ist vor allem für Geschäftskunden praktisch, die ihn direkt in die Buchhaltung hochladen.
Text und Gestaltung gehören zum Pro-Tarif und sind im Starter-Tarif gesperrt. Die Abschnitte Absender, Nummerierung und Versand kannst du in jedem Tarif bearbeiten.
## Was auf der Rechnung landet Aus den **Shop-Einstellungen**: Shop-Name oder Rechnungsabsender, Adresse (*Einstellungen → Adresse*), Steuernummer bzw. USt-IdNr. (*Einstellungen → MwSt.*) und die Support-Adresse. Aus dem **Produkt**: Produktname und Kurzbeschreibung — die *detaillierte* Beschreibung erscheint bewusst **nicht** auf der Rechnung — sowie ein etwaiger Grund für die Steuerbefreiung. Aus der **Bestellung**: Positionen, Steuersatz, Gutschein, Rechnungsadresse und gegebenenfalls die USt-IdNr. des Käufers. Bei einem **befristeten Abo** nennt die Rechnung zusätzlich den vereinbarten Gesamtbetrag und dass der Vertrag nach der letzten Zahlung automatisch endet. Bei einer [Ratenzahlung](/hilfe/anleitungen/ratenzahlung/) trägt die Rechnung den vollen Gesamtbetrag samt Zahlungsplan. Bei einer Testbestellung trägt die Rechnung einen gelben Hinweis, dass es sich um eine Testbestellung handelt. ## Wenn eine Rechnung fehlt Schlägt die Erstellung fehl, etwa weil ein Pflichtfeld leer ist, wird sie automatisch mehrfach wiederholt. Erst wenn auch das nicht klappt, bekommst du eine Benachrichtigung („Rechnungserstellung fehlgeschlagen für Bestellung …"), sofern die Benachrichtigung unter **Einstellungen → Benachrichtigungen** aktiv ist (Standard: an). Dann: 1. **Store → Bestellungen** → betroffene Bestellung öffnen. 2. Die Rechnung dort **manuell erzeugen**. Meist fehlt eine Pflichtangabe im Shop (Adresse unter *Einstellungen → Adresse*, Steuernummer unter *Einstellungen → MwSt.*) oder eine unvollständige Rechnungsadresse des Kunden. Ergänze sie, bevor du es erneut versuchst. ## Rechnungen herunterladen Auf der Bestelldetailseite gibt es **Rechnung herunterladen**. Für die Buchhaltung gibt es außerdem einen Sammel-Download **Alle Rechnungen herunterladen** über einen Zeitraum. Wenn du regelmäßig übergibst, ist die direkte Anbindung bequemer → [sevDesk und Lexware anbinden](/hilfe/anleitungen/buchhaltung-sevdesk-lexware/). ## Häufige Fragen **Wo stelle ich das Rechnungspräfix und die Startnummer ein?** Einstellungen → Rechnungen, Abschnitt „Nummerierung“. Dort setzt du das Rechnungspräfix und die Rechnungs-ID. Die Nummer lässt sich nur erhöhen, nicht senken; darunter steht, welche Nummer als Nächstes vergeben wird. **Kann ich mein Logo auf die Rechnung setzen?** Ja, unter Einstellungen → Rechnungen im Abschnitt „Gestaltung“. Entweder das Shop-Logo übernehmen oder ein eigenes Rechnungslogo hochladen. Zusätzlich lassen sich Farben und die Freitexte anpassen. Gestaltung und Texte gehören zum Pro-Tarif. **Wie aktiviere ich die eRechnung / XRechnung?** Unter Einstellungen → Rechnungen im Abschnitt „Versand“ den Schalter „XML für E-Rechnungen erstellen“ aktivieren. Zu jeder Rechnung wird dann zusätzlich die XML-Datei im eRechnungsformat erzeugt. **Warum fehlt zu einer Bestellung die Rechnung?** Die Rechnungserstellung wird nach einem Fehler mehrfach automatisch wiederholt. Klappt es dauerhaft nicht, bekommst du eine Benachrichtigung und kannst die Rechnung auf der Bestelldetailseite manuell erzeugen. **Bekommen Kunden die Rechnung als PDF?** Nur wenn du „Rechnungen als PDF-Anhang senden“ aktivierst. Sonst steht die Rechnung in der E-Mail und ist über den Link abrufbar. Für B2B-Kunden ist der PDF-Anhang meist die bessere Wahl. ## Passend dazu - [Anleitung: Mehrwertsteuer einstellen](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/mehrwertsteuer-einstellen/) - [Anleitung: sevDesk und Lexware anbinden](https://rabbit-checkout.de/hilfe/anleitungen/buchhaltung-sevdesk-lexware/)